Saiba como gerenciar melhor sua rotina

Administrar o tempo e as atividades do dia a dia é um desafio para diversas pessoas, principalmente para os empreendedores, que acumulam funções e responsabilidades.

Algumas situações cotidianas “roubam” o nosso tempo, consomem a nossa energia e não contribuem para a melhoria da produtividade. Essa situação é conhecida como tarefas circunstanciais, ou seja, atividades desnecessárias, como conversas telefônicas que se estendem demasiadamente, concentração em assuntos pouco interessantes, leitura de e-mails com informações inúteis, mensagens e brincadeiras no WhatsApp.

Enquanto consumimos tempo com atividades dispensáveis, deixamos de nos concentrar em tarefas significativas, que podem se acumular e comprometer os resultados da empresa.

As tarefas importantes, são aquelas que podem trazer resultados a curto, médio e longo prazo. Elas têm prazo para execução e nos dão a sensação de realização e motivação, quando finalizadas. A decisão do que entra neste grupo é pessoal e pode incluir desde metas profissionais até pessoais e lazer.

As atribuições urgentes, incluem todas as que estão com pouco prazo para realização ou com o prazo esgotado. Trazem muito estresse, pressão ou preocupação.

Pensando em administrar de forma eficaz o tempo, a consultora do Sebrae em São Paulo Maria Lúcia Baltazar Candido dá dicas para gerenciar melhor a sua rotina:

1) Organize e divida seu tempo criando uma “agenda do tempo”: estabeleça horários e prazos para término de cada tarefa e avalie se o tempo estipulado é adequado ao que a prática exige.

2) Organize seus afazeres por “blocos” que tenham características similares, como por exemplo, visitas externas (clientes, bancos, fornecedores) e atividades internas (leitura e resposta de e-mails, envio de orçamentos a clientes, noticiários, facebook e outras mídias sociais). Cuidado para não ficar refém de uma tela de computador ou do celular.

3) Estabeleça padrões e procedimentos para tarefas: identifique a melhor forma de executar uma tarefa e crie padrões e procedimentos para cada uma.

4) Encontre soluções para as atividades e problemas, sem adiá-los.

5) Delegue funções: a centralização é um dos principais fatores que contribuem para a sobrecarga e má gestão do tempo.

6) Priorize tarefas importantes e resolva rapidamente as urgentes.

7) Organize papéis, arquivos e documentos (físicos e eletrônicos) e saiba onde e como encontrá-los rapidamente.

8) Respeite o tempo do outro, que também é valioso.

Fonte: Sebrae