O gerenciamento de tempo é uma forma de organizar seu dia para fazer todas as atividades que precisam ser feitas nesse período. Por meio dessa organização, você consegue se planejar para aproveitar melhor as horas e trabalhar com menos estresse.

Qual a importância do gerenciamento de tempo?

O gerenciamento de tempo é extremamente importante para quem trabalha com prazos e tem a sensação de sempre estar devendo alguma entrega para alguém.

Quando você aprende a gerenciar seu tempo, consegue se dividir melhor entre as atividades de cada dia para que as entregas sejam realizadas de acordo com o que é esperado.

O bom gerenciamento de tempo faz com que você consiga trabalhar com mais foco no que de fato precisa ser feito, tirando a ênfase da pressão por prazos. Com isso, você passa a trabalhar de forma mais eficiente – e menos estressante – multiplicando sua produtividade.

Como uma má gestão do tempo pode atrapalhar seu trabalho?

A má gestão do tempo, por outro lado, pode atrapalhar completamente o seu trabalho, fazendo com que você esteja sempre “ocupado”, ainda que não consiga concluir as tarefas nos prazos determinados. Confira a seguir alguns dos principais efeitos da má gestão do tempo para sua carreira.

Atrasos em entregas

Quando você não consegue organizar a rotina para saber o que é preciso fazer primeiro e quanto tempo leva cada atividade, o resultado – praticamente inevitável – é atraso nas suas entregas.

O maior problema é que esse atraso pode virar uma bola de neve. Imagine que você não entrega um relatório hoje e, consequentemente, não vai conseguir entregar o projeto que está previsto para a próxima semana. Para piorar, a reunião que você marcou com o cliente depende desses dois itens, que não estão prontos ainda.

Um atraso gera outro atraso e todos eles vão se acumulando infinitamente até que você consiga sair dessa espiral.

Feedbacks negativos

O fato de você não conseguir cumprir prazos e entregar o que esperam de você certamente fará com que você receba feedbacks negativos.

Uma empresa é como uma engrenagem. Quando você não consegue realizar suas atividades, certamente está prejudicando outras áreas e outros profissionais que de alguma forma dependem das suas entregas.

O resultado disso, além do feedback negativo, é que você perde a credibilidade. Ou seja, cedo ou tarde a empresa vai entender que não pode contar com você.

Aumento do nível de estresse

Atrasar entregas, ser pressionado por prazos, ter a sensação de que o dia é curto demais para tudo o que você precisa fazer aumentam seu nível de estresse.

E, pior, quanto mais estressado você estiver, mais difícil será manter a calma para focar sua atenção no trabalho. Consequentemente, mais dificuldade você pode ter para fazer o que deve ser feito. Ou seja, outra bola de neve pode surgir a qualquer momento.

Queda de produtividade

Quando você tem aquela sensação de que o dia é curto para tudo o que você precisa fazer e que por mais que você se esforce não consegue concluir nada, a sua produtividade cai lá no pé.

Isso significa que, além de ter coisas demais para fazer, você vai precisar de mais tempo para fazer qualquer coisa.

Reflexos sentidos na qualidade de vida

A falta de gerenciamento de tempo também impacta a sua qualidade de vida. Quando você entra nessa espiral de estar sempre ocupado sem de fato entregar o que precisa ser entregue, você se sente cansado, estressado, ansioso etc.

Além disso, como a tendência é de que você se sinta sempre ocupado, é bem possível que não consiga organizar o tempo para atividades pessoais, lazer e família, por exemplo. E tudo isso, mais uma vez, só intensifica o estresse e a perda de produtividade.

Como fazer um plano de gerenciamento de tempo?

Fazer um plano de gerenciamento de tempo não é tão complicado quanto pode parecer. Primeiramente, você precisa saber tudo o que deve ser feito e para quando. A partir daí, pode seguir os passos abaixo.

Pergunte-se: quais atividades do seu dia a dia geram mais valor?

Depois de criar a lista de tarefas que você deve realizar, destaque as que geram mais valor. Ou seja, quais são as mais importantes, mais inadiáveis, mais essenciais.

Por exemplo, se você todo dia costuma responder e-mails logo que começa a trabalhar, mas sabe que isso não é indispensável e não muda a vida de ninguém, considere que a tarefa pode ser realizada em outro momento, se sobrar tempo.

Por outro lado, se existem informações importantes para a empresa que dependem exclusivamente de você, essa provavelmente seja uma das suas principais atividades a realizar.

Planeje seu dia

Parece bobagem, mas é preciso lembrar que o dia tem uma quantidade de horas limitadas para você trabalhar.

A ideia, então, é planejar a forma como você vai utilizar essas horas. Quantas horas você tem para trabalhar no período da manhã, quanto tempo terá para fazer refeições, que compromissos pessoais você precisa encaixar etc.

É preciso “dividir” o dia entre tudo o que você tem de fazer para entender quanto tempo você terá para cada atividade.

Organize suas entregas por ordem de prioridade

Não tem segredo: o mais importante deve vir antes. Isso significa que você precisa colocar prioridades nas suas atividades. O que for mais importante/urgente vem primeiro, inclusive no planejamento do dia.

Dessa forma, você começa fazendo o que é prioridade, quando ainda tem energia para se dedicar à atividade, e não corre o risco de, no final do dia, não sobrar tempo para ela.

Aprenda a dizer “não”

Outro ponto fundamental para fazer o gerenciamento de tempo ser eficiente é não se comprometer com mais tarefas do que você consegue cumprir.

Dizer “não” nem sempre é fácil, mas é um aprendizado necessário para quem quer evoluir na carreira. Isso porque se você aceitar tudo o que pedem para você fazer – mesmo quando sabe que não vai dar conta de entregar – você vai acabar caindo naquela bola de neve de prazos estourados, estresse, falta de foco, perda de produtividade.

Quando alguém pedir para você entregar uma nova apresentação, além das que você já tem para fazer, uma dica é perguntar qual das atividades que você tem no momento é a mais urgente. Dessa forma, você mostra que não é possível entregar todas ao mesmo tempo e, além disso, consegue priorizar o que deve ser feito primeiro.

Dizer “não” a reuniões que possam ser resolvidas em um email ou descobrir uma forma mais ágil de discutir determinados assuntos também ajudam a otimizar seu tempo.

Use ferramentas para gerenciamento de tempo

Para dar uma forma no seu gerenciamento de tempo você pode contar com algumas ferramentas gratuitas disponíveis tanto para computador quanto para celular.

Confira algumas delas:

Clockify: rastreador de tempo que ajuda a equipe a planilhar horas de trabalho por projeto;

Toggl: app de rastreamento e relatórios de tempo desenvolvido pela empresa de mesmo nome, com sede na Estônia;

Rescue Time: software de gerenciamento de tempo que oferece ferramentas e cursos de gerenciamento de tempo;

Google Agenda: serviço de agenda e calendário online oferecido pelo Google.

Fonte: Vagas Profissões